 |
 |
Kontakt ι Pravila | ||
|
Projektno vodenje ::
Programska oprema ::
Izobraževanje ::
Knjižnica ::
Poslovna priložnost
|
||||
| 06-09-2010 ¦ 18:59:24 | ||||
|
Avtor: Milan Krajnc Pavlica Datum: 25.05.2009 07:11:44 Ne dovolite, da vas podjetje.. E-projektnapisarna [ISSN 1854-1240 Pozdravljeni, pred poletjem se gospodarski in finančni trg umirjata, kar pa ne pomeni, da se tudi "kriza končuje". Sedaj je idealen čas za optimiranje procesov in projektni način dela nam je tukaj v veliko uporo. Poglejmo na praktičnem primeru v prispevku, Sabine Selinšek, Sirius. Naslov članka : Ne dovolite, da vas lastno podjetje preraste Kaj je cilj članka? Predstaviti pomen urejenih poslovnih in delovnih procesov ter pomen kolektivnega razumevanja strateške usmerjenosti podjetja Avtor: Sabina Selinšek Datum: 20.5.2009 Kontakt: sabina@sirius.si V Sirius-u ugotavljamo, da so podjetja, ki so podlegla kriznim časom v gospodarstvu po večini podjetja, ki so v lastnem razvoju, v času nenadnega razcveta pozabila na organizacijsko strukturo podjetja in načrtovanje poslovnih procesov. Gre po večini za podjetja, ki so na hitro zaposlovala in svojo dejavnost razvejala v več smeri, brez izoblikovane jasne strateške usmeritve. Problem, ki je ob tem nastal, je tako v presežku delovne sile, nenadnemu padcu dela in naročil ter v nekonkurenčnosti. Kje je torej ključ problema? Želela bi opisati primer mladega podjetja, ki je se je obrnilo na nas, predvsem, ker so jim stvari dejansko pričele uhajati iz rok. Podjetje, o katerem govorim je nastalo s preoblikovanjem družinskega podjetja. V začetku le kot manjša delavnica s posli v vrednosti, ki so zagotavljali lasten vir zaslužka in pokrivali nastale stroške dela. A razmere na trgu in dejavnost v vzponu je narekovala izzive in priložnosti podjetja k širitvi. In če smo prej govorili o dveh zaposlenih, so jih potrebe po kadrih narekovale do zdajšnjih dvanajst. Gre za podjetje, ki o pravlja dejavnost samostojne proizvodnje, prodaje posrednikom in končnim kupcem ter samostojni marketing. Čeprav je bilo do nedavnega možno obvladovati širino organiziranosti dela, so s časoma z nekontroliranim zaposlovanjem in povečanim obsegom dela, razmere postale dejansko neobvladljive. Zmeda v podjetju se je pričela odražati v poslabšanju odnosov med zaposlenimi, v neorganiziranosti dela in v povečanju stroškov dela. Tudi podajanje informacij in napotkov s strani vodstva ni doživelo istega razumevanja med zaposlenimi, kar je posledično najedalo delovni proces. Zaposleni so pričeli izvajati upor nad organizacijo dela in vodstvom. Razmere v podjetju so dejansko kričale po spremembah. Na nas se je po priporočilih obrnil direktor omenjenega podjetja. V začetni fazi našega medsebojnega sodelovanja smo si zastavili cilj sodelovanja in medsebojna pričakovanja ter določili sledljivost po sameznim fazam sodelovanja. Način našega delovanja v podjetju je osnovan na zavedanju, da kakorkoli posegamo v podjetje in ga rešujemo, ne dovolimo, da bi vodstvo oz. zaposleni pri tem zaostajali. Zaposlenim smo tako prvotno predstavili namen in cilje ter jih aktivno vključili v proces analize stanja in posledičnih sprememb. Želimo poudariti pomen vključevanja vseh zaposlenih od top managementa do najnižjega delovnega mesta, saj skupaj snujejo celovitost procesov in prav od medsebojnega sodelovanja in razumevanja je odvisna učinkovitost in konkurenčna prednost. Prvotno smo v organizaciji opravili pregled kadrovske dokumentacije, s katerimi je podjetje dolžno razpolagati in ki je osnova zakonitega delovanja. Rezultati pregleda so sledili našim domnevam, da so v težnji po hitri rasti pozabili na sočasno skrb za ureditev potrebne dokumentacije, ki jo narekuje delovno pravna zakonodaja. Sledila je faza popisa trenutno aktualnih po slovnih procesov in aktivnosti vključevanja zaposlenih v procese ter posameznikovo razpoložljivo znanje in ugotavljanje njegovih osebnosti lastnosti in kompetenc glede na delovno mesto, ki ga opravlja. Ugotavljali smo tudi ali je zaposlenim dejansko poznana strateška usmerjenost podjetja in ali jo razumejo ter njihov pogled na organizacijo in želje po osebni rasti. Pri izvedbi intervjujev ugotavljamo, da je mnogim zaposlenim dejansko to prva ali edina možnost, da se izrazijo, da izpostavijo svoje želje, pričakovanja in težave s katerimi se srečujejo v okviru svojega delovnega mesta. Po opravljenim razgovorih z zaposlenimi v podjetju smo se lotili dokumentiranja procesa in izvedli grafično modeliranje in simulacijo procesov. Izrisane procese smo na ponovnem srečanju predstavili najprej vodstvu podjetja in nato še vsem zaposlenim. Prednost izrisanih procesov je prav ta, da vizualno izloča kritične točke tokov procesa, mesta, k jer se delovne naloge podvajajo, ter s tem povečujejo stroške in neučinkovitost medsebojne komunikacije med nosilci posameznega segmenta. Vsi ti negativni dejavniki namreč mašijo procesne tokove. Ugotovljene kritične točke smo tako predstavili zaposlenim in skupaj iskali vzroke. Sledili so predlogi zaposlenih k odpravljanju zaviralnih momentov. Vključno z analizo poslovnih procesov smo spremljali tudi sam pretok informacij po horizontalni in vertikalni ravni. Po analizi najpogosteje uporabljenih informacijskih kanalov smo prav tako zaznali motnje in neustreznost s samo naravo poslovnega procesa. Rezultati analize so navrgli dejstvo, da posamezni procesi v podjetju, ki bi kot takšni morali delovati usklajeno, saj so v soodvisnosti, v praksi dejansko ne delujejo in jih ključni nosilci dejansko v širino ne poznajo. Gre predvsem za posledico nedefiniranih procesov in hitrega zaposlovanja kadrov na nerazporeje na in neopredeljena delovna mesta. Le dobro analizirane procese je tako možno nadalje optimirati. Pri izvedbi optimizacije je potrebno znati izdelati tudi načrt vpeljave, predvideti stroške, oceniti prihranke in pridobitve, ki jih bodo spremembe povzročile. Potrebno je upoštevati tudi razpoložljivo znanje posameznikov, ugotavljati osebne lastnosti in kompetence glede na delovno mesto, ki ga le-ta opravlja. Nikoli ne gre samo za spreminjanje le poslovnih procesov, ne da bi se dotaknili tudi organizacije in informatike. Vsesplošna praksa kaže, da je situacija v podjetju tako slaba, kot kaže slika. Tehnologija, poslovni procesi, organizacijska klima, neizkoriščanje potenciala zaposlenih in strategija so si v navzkrižju in niso v sinergiji, tovrstna nepovezanost pa pomeni izgubo vrednosti. Ko govorimo o napak, ki lahko pripeljejo v kaotično stanje, gre vsekakor opozoriti, da podjetja v želji čim hitrejšega razvoja pozablja jo na kakovost le-tega. Podjetje je dolžno definirati svojo pozicijo v globalnem poslovnem prostoru ter uskladiti želje z zmožnostmi, izkoristiti mora prednosti, prepoznati slabosti in strmeti k cilju. Sledi strategija, ki je pot, način delovanja, kako cilj dejansko doseči. A žal v praksi ugotavljamo, da je mnoga podjetja dejansko nimajo izoblikovane. Podjetje tako nekontrolirano raste, a pride do točke, ko dejansko ključni nosilci niso sposobni obvladovati razmer. Da bi se podjetje lahko rastlo brez posledic tveganj, je nujno, da ga zaposleni poznajo širino procesnih tokov, da so jasne relacije prenosa odgovornosti in komunikacijske poti ter kakovostne povratne informacije. Na tak način v podjetju ohranjamo nivo uspešnosti in zaposlenim nudimo neizmerno morje priložnosti k razvijanju potenciala in notranje motivacije, zaradi katerih si bodo vedno bolj samostojno prizadevali delovati v smeri doseganja želenega poslovnega in osebnega uspeha. Uč inkovitost prenove procesov v omenjenem primeru podjetja je prineslo pozitivne učinke k izboljšanju organizacijske klime v podjetju in k optimizaciji stroškov ter racionalni rabi virov v podjetje. Posledično so se izboljšali tudi odnosi med zaposlenimi v podjetju. Skozi celoten proces prenove smo jih namreč naučili učinkovitega in ciljanega komuniciranja, katerega kakovost odločilno vpliva na vse segmente delovnega procesa v organizaciji. Podjetje, ki smo ga navedli tako urejeno kaže stabilnosti navznoter in tudi navzven, kar prinaša samozavesten nastop in konkurenčno prednost ter stabilnost na trgu. Samo da vas spomnim na Projketni forum 2009:
|
 TERMINSKI PLANI OBČINSKIH PROJEKTOV
NOVO
|
|||||||||||||||||||||||||||
| www.projektna-pisarna.si; Organizacija in programiranje: www.sirius.si; Grafična podoba in oblikovanje: www.siriusmedia.si | |||||||||||||||||||||||||||||
